Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Dokumentspecialist
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Dokumentspecialist som är noggrann och organiserad för att hantera och administrera företagets dokumenthantering. Rollen innebär att säkerställa korrekt arkivering, uppdatering och distribution av viktiga dokument, samt att stödja olika avdelningar med dokumentrelaterade behov. Du kommer att arbeta nära både interna team och externa parter för att säkerställa att dokumentflödet är effektivt och följer gällande regelverk. En viktig del av arbetet är att implementera och underhålla dokumenthanteringssystem samt att utbilda personal i bästa praxis för dokumenthantering. Vi värdesätter en person med god kommunikationsförmåga, teknisk förståelse och en strukturerad arbetsmetod. Om du är engagerad i att skapa ordning och reda i dokumentflödet och vill bidra till företagets framgång, är detta rollen för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Hantera och organisera företagets dokument och filer.
- Säkerställa korrekt arkivering och uppdatering av dokument.
- Implementera och underhålla dokumenthanteringssystem.
- Samarbeta med olika avdelningar för dokumentrelaterade behov.
- Utbilda personal i dokumenthantering och säkerhetsrutiner.
- Övervaka efterlevnad av dokumenthanteringspolicyer.
- Förbereda rapporter och sammanställningar baserade på dokumentdata.
- Assistera vid revisioner och inspektioner genom att tillhandahålla dokumentation.
- Identifiera och föreslå förbättringar i dokumenthanteringsprocesser.
- Hantera konfidentiell information med hög integritet.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av dokumenthantering eller liknande roll.
- God organisatorisk förmåga och noggrannhet.
- Kunskap om dokumenthanteringssystem och IT-verktyg.
- Förmåga att arbeta självständigt och i team.
- Starka kommunikations- och samarbetsfärdigheter.
- Förståelse för sekretess och datasäkerhet.
- Erfarenhet av att följa regelverk och standarder.
- Flexibilitet och problemlösningsförmåga.
- Grundläggande kunskaper i svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.
- Utbildning inom administration eller liknande är meriterande.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av dokumenthantering?
- Vilka dokumenthanteringssystem har du arbetat med?
- Hur säkerställer du noggrannhet i ditt arbete?
- Kan du ge exempel på hur du hanterat konfidentiell information?
- Hur hanterar du stressiga situationer och deadlines?
- Hur samarbetar du med andra avdelningar?
- Vilka förbättringar har du föreslagit i tidigare roller?
- Hur håller du dig uppdaterad om relevanta regelverk?
- Kan du beskriva en utmaning du löst i dokumenthantering?
- Vilka IT-verktyg är du bekväm med att använda?
